Tietosuojaseloste

Säätiön toiminnassa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot (nimi, yhteystiedot, organisaatio)
• verkkopalveluiden tunniste- ja käyttötiedot (kuten IP-osoite ja lokitiedot)
• maksu-, laskutus- ja lahjoitustiedot
• suostumustiedot ja viestintäasetukset
• palautteissa ja viesteissä annetut tiedot
• työnhakijoiden koulutus-, työtilanne- ja työkokemustiedot
• vapaaehtoistoimintaan ja sidosryhmäyhteistyöhön liittyvät tiedot
• tutkimus- ja arviointitoiminnassa kerättävät tiedot
• erityiset henkilötietoryhmät, kun toiminta sitä edellyttää, kuten terveystiedot, sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot sekä rikos- ja vankeustuomiotiedot

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden käytön, lomakkeiden, viestien ja suostumusten kautta. Lisäksi tietoa voi muodostua teknisesti palveluiden käytöstä tai tulla viranomaisilta ja yhteistyökumppaneilta silloin, kun toiminta sitä edellyttää.

Osarekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa kuvataan tarkemmin, mitä tietoja kyseisessä hankkeessa tai palvelussa kerätään ja miltä osin tiedot ovat vapaaehtoisia tai välttämättömiä.

Säätiön toiminnassa henkilötietoja käytetään muun muassa:

• palveluiden rekisteröintiin ja käyttäjätilien hallintaan
• yhteydenottojen ja viestien käsittelyyn
• tapahtumien, koulutusten ja yhteistyön toteuttamiseen
• uutiskirjeisiin ja muuhun suostumusperusteiseen viestintään
• lahjoitusten vastaanottamiseen ja niihin liittyviin lakisääteisiin velvoitteisiin
• rekrytointiprosessin toteuttamiseen
• tutkimukseen ja arviointiin
• tilastointiin ja rahoittajaraportointiin
• vapaaehtoistoiminnan koordinointiin
• sopimuskumppaneihin liittyvien asioiden hoitamiseen

Kunkin hankkeen ja palvelun tarkennetut käyttötarkoitukset on kuvattu sitä koskevassa tietosuojaselosteessa.

Säätiö käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin tukeutuen. Toiminnan luonteesta riippuen käsittely voi perustua:

• suostumukseen
• sopimuksen täytäntöönpanoon
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
• lakisääteiseen velvoitteeseen
• yleiseen etuun kohdistuvaan tutkimukseen tai arviointiin

Erityisten henkilötietoryhmien käsittelyyn sovelletaan GDPR:n artiklojen 9 ja 10 edellytyksiä, kuten nimenomaista suostumusta, lakisääteistä perustetta tai yleistä etua tieteellisessä tutkimuksessa.

Hankekohtaisissa tietosuojaselosteissa kuvataan täsmällisesti, mihin oikeusperusteisiin juuri kyseisen hankkeen tai palvelun käsittely nojaa.

Tietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön työntekijät ja muut henkilöt, joille on annettu tehtävänsä perusteella oikeus käsitellä tietoja. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä säätiön ulkopuolisten palveluntarjoajien järjestelmissä silloin, kun ne tuottavat palveluja säätiön lukuun. Näitä ovat esimerkiksi viestintä-, verkkosivualusta-, analytiikka-, maksuliikenne- ja tapahtumahallintapalvelut.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa, kuten lastensuojelu- ja rikosilmoituksissa sekä tartuntatautilain mukaisissa ilmoituksissa.

Tutkimustarkoituksiin luovutetaan ainoastaan anonyymia tai anonymisoitua tietoa, ja kaikki tutkijat hakevat säätiöltä tutkimusluvan.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin eikä mielipidetutkimuksiin.

Hankekohtaiset selosteet kuvaavat, missä määrin yksittäisen rekisterin tiedot voivat olla ulkopuolisten toimijoiden käsittelyssä tai EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevien palveluntarjoajien ympäristöissä silloin, kun tämä on palvelun tuottamisen kannalta välttämätöntä. Tällöin käytetään EU:n hyväksymiä siirtomekanismeja, kuten mallisopimuslausekkeita tai vastaavia suojatoimia.

Osarekisteriselosteissa kuvataan erikseen, mikäli yksittäinen hanke tai palvelu käyttää työkaluja tai viestintävälineitä, jotka siirtävät tietoja EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Kunkin hankkeen ja palvelun tarkat säilytysajat ja säilytysperiaatteet on kuvattu sen omassa tietosuojaselosteessa.

Säätiö noudattaa henkilötietojen suojaamisessa lainsäädäntöä, viranomaisohjeita, hyvää tiedonhallintatapaa sekä säätiön sisäisiä tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä. Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen tehtävänsä perusteella oikeus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain valtuutetulla henkilöstöllä.

Säätiö ei käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen käsittelyssä.

Säätiön verkkosivustot ja digitaaliset palvelut käyttävät evästeitä ja vastaavia teknologioita palvelun tekniseen toimivuuteen, käytön analysointiin, käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja tarvittaessa kohdennettuun viestintään. Välttämättömien evästeiden oikeusperuste on oikeutettu etu. Muut evästeet asetetaan suostumukseen perustuen. Evästekohtaiset tiedot ovat saatavilla erillisessä evästeselosteessa ja evästebannerissa.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• tarkastaa tietonsa
• pyytää tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole oikeusperustetta
• rajoittaa käsittelyä
• vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun se on sovellettavissa
• peruuttaa suostumus milloin tahansa

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voi tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti ja kirjallisesti osoitteeseen:

A-klinikkasäätiö/tietosuoja, Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki tai

[email protected]