Völjy – tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja hankkeessa kerätään. Kaikki A-klinikkasäätiön yleiset ehdot ja yhteiset tietosuojaperiaatteet löytyvät pääselosteesta: https://a-klinikkasaatio.fi/tietosuoja/ Rekisterinpitäjä on A-klinikkasäätiö.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 5.1.2025

Hankkeen nimi ja kuvaus

Hankkeen nimi: Völjy

Hankkeen tarkoitus: Tarjota hajautetun asumisen tukea ja osallistavaa toimintaa huumeita käyttäville ihmisille

Hankkeen yhteyshenkilö: Anne Ovaska

[email protected]

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä?

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Tilastotiedot; Völjyn kaikessa toiminnassa asioidaan asiakkaan itse keksityllä nimimerkillä ja itse ilmoittamallaan syntymävuodella.  Tiedot kysytään suullisesti ja ne kerätään kyseisen toimintavuoden Excel-pohjaiseen pseudonymisoituun asiakasrekisteriin, jota säilytetään paikallisella verkkoasema palvelimella. Käyntitietoihin merkitään asiakkaan saama palvelu, esim. kotikäynti tai toimintaan osallistuminen.
• Asumiseen liittyvien asioiden hoitaminen; Sosiaali- tai terveyspalveluihin tai muihin tahoihin, missä henkilötietoja tarvitaan, otetaan yhteyttä asiakkaan kanssa yhdessä, jolloin asiakas kertoo tarvittavat henkilötietonsa yhteistyötaholle. 
• Salatulla sähköpostilla toimitaan mm. sosiaalityöntekijöiden kanssa silloin kun on tarpeen käsitellä henkilötietoja asiakkaan asioiden hoitamiseksi.
• Sovittua yhteydenpitoa varten tarvittavat tiedot; Asiakkaiden itse ilmoittamat puhelinnumerot säilytetään työntekijöiden puhelimen yhteystiedoissa. Puhelinnumeroita tarvitaan, kun sovitaan mm kotikäynneistä tai asiakkaiden kutsumisessa osallistavaan toimintaan. Ilmoittautuminen toimintaan tapahtuu asiakkaiden itse keksimällä nimimerkillä. Osa asiakkaista käyttää WhatsApp viestikanavaa ja kotikäynneistä tai tapahtumista ilmoitetaan sitä käyttäen
• Palautteissa ei kerätä henkilötietoja. Palautteet kerätään Völjyssä Wott- palautelaitteella ja mobiilisti erillisellä palautteen keräämiseen tarkoitetulla puhelimella. Kyselyt ovat anonyymeja Webropol-kyselyitä. 
• Yhteistyötahoilta palautetta kerätään sähköpostitse lähetetyllä henkilökohtaisella linkillä Webropol- kyselyyn. Henkilökohtainen linkki mahdollistaa sen, ettei muistutusviestejä Webropol ohjelmalla lähetetä jo kyselyyn vastanneille
• Tekstiviestin tai WhatsApp-kanavan käyttö ei edellytä arkaluonteisten henkilötietojen antamista. Viestien lähettäjä voi kuitenkin omasta aloitteestaan kirjoittaa tietoja, jotka voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja, päihdehistoriaa tai muita henkilökohtaisia elämäntilanteen kuvauksia. Tällaiset tiedot käsitellään ainoastaan käyttäjän viestin välittämiseksi ja vietit poistetaan puhelimesta, kun ne on luettu.

Mihin henkilötietoja käytetään?

Hankkeessa tarvitsemme tietoja seuraavista syistä

Yhteydenottojen ja viestien käsittely

Henkilötietoja käsitellään käyttäjän lähettämien yhteydenottojen vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja asioiden selvittämiseen.

[Koulutusten, tapahtumien ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen

Henkilötietoja käytetään ilmoittautumisiin, osallistujaviestintään ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon.

Uutiskirjeiden ja muun suostumusperusteisen viestinnän toteuttaminen

Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella uutiskirjeiden tai muun vapaaehtoisen viestinnän lähettämisessä.

Rekrytointiprosessin toteuttaminen

Henkilötietoja käytetään hakemusten vastaanottamiseen, arviointiin ja yhteydenpitoon hakijoiden kanssa.

Tilastointi ja raportointi hankkeen rahoittajille

Henkilötietoja käsitellään hankkeen raportoinnissa.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin.

Palautteen keräämiseksi toiminnasta yhteistyötahoilta

• Asiakastietoja (nimimerkki, palvelu) kerätään toiminnan tulosten raportointiin rahoittajalle, käsittely perustuu yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseen
• Yhteydenpito / viestintä / tuen tarjoaminen viestintävälineissä tekstiviestit, Whatsapp ja Messenger perustuvat oikeutettuun etuun.
• Sidosryhmien / yhteistyökumppaneiden tietojen keruu ja käyttö perustuu oikeutettuun etuun

Kuka tietoja käsittelee ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Kerättyjä tilastointitietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön Völjyn työntekijät.

Webropol palautteita ja kyselyitä pääsee tarkastelemaan ja käsittelemään A-klinikkasäätiön työntekijät, joille on tehty Webropol tunnukset

WhatsApp ja Messnger palvelut käsittelevät tietoja omien käyttöehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti ja sen keräämiä tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Palvelun rahoittaja edellyttää tilastotietojen säilyttämistä 10 vuotta
• Viestintäalustoilla henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin vuorovaikutus jatkuu, jonka jälkeen yhteystiedot poistetaan
• Lomakkeilla kerätyt henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan vuosittain.

Miten tietoja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

Völjyn käyntitiedot kerätään Excel-pohjaiseen pseudonymisoituun asiakasrekisteriin, jota säilytetään paikallisella verkkoasemapalvelimella.

Yhteistyötahoille lähetetään tarvittaessa asiakkaan kanssa tietoja salatun sähköpostin välityksellä

Palautteen keräämiseen käytetään erillistä puhelinta