Järjestölähtöisen päihdetyön kehittäminen – tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja hankkeessa kerätään. Kaikki A-klinikkasäätiön yleiset ehdot ja yhteiset tietosuojaperiaatteet löytyvät pääselosteesta: https://a-klinikkasaatio.fi/tietosuoja/ Rekisterinpitäjä on aina A-klinikkasäätiö, ei hanke tai projektitiimi.

Hankkeen nimi ja kuvaus

Hankkeen / palvelun nimi: Järjestölähtöisen päihdetyön kehittäminen

Hankkeen / palvelun tarkoitus: Järjestölähtöisen päihdetyön asiakaslähtöisyyden ja palvelupolkujen sujuvuuden parantaminen, päihdetyössä tarvittavan tiedon saannin edistäminen sekä riippuvuuksiin liittyvän stigman vähentäminen.

Hankkeen / palvelun yhteyshenkilö: Tiina Saarinen, [email protected]

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä?

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Tapahtumiin tai webinaareihin ilmoittautuneiden tiedot Webropol-lomakkeella (nimi, sähköpostiosoite, tehtävänimike, organisaatio)
• Päihdetyön kehittämisen uutiskirjeen tilauslomakkeella (Mailchimp) keräämme tilaajan sähköpostiosoitteen, johon uutiskirje lähetetään.
• Järjestämissämme Teams-kokouksia Teams kerää tiedon osallistujan nimestä/nimimerkistä, sähköpostisoitteesta sekä ajankohdan milloin osallistuja on tullut ja milloin poistunut kokouksesta.

Mihin henkilötietoja käytetään?

Hankkeessa tarvitsemme tietoja seuraavista syistä

Yhteydenottojen ja viestien käsittely

Henkilötietoja käsitellään käyttäjän lähettämien yhteydenottojen vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja asioiden selvittämiseen.

Koulutusten, tapahtumien ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen

Henkilötietoja käytetään ilmoittautumisiin, osallistujaviestintään ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon.

Uutiskirjeiden ja muun suostumusperusteisen viestinnän toteuttaminen

Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella uutiskirjeiden tai muun vapaaehtoisen viestinnän lähettämisessä.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin.

Suostumus

• Tapahtumiin tai webinaareihin ilmoittautuneiden tiedot Webropol-lomakkeella. Perustuu henkilön vapaaehtoiseen suostumukseen, jonka hän antaa ilmoittautumisen yhteydessä.
• Päihdetyön kehittämisen uutiskirjeen tilauslomakkeella sähköpostiosoitteen käyttöön tilaaja antaa suostumuksensa tilauksen yhteydessä.

Oikeutettu etu

• Microsoft Teams ja siihen liittyvä kalenteritoiminnallisuus tallentaa automaattisesti tapaamisiin osallistuvien henkilöiden nimen ja sähköpostiosoitteen osana palvelun teknistä toimintaa. Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakas- ja yhteistyöyhteyden ylläpitämiseen sekä tarvittaessa sopimuksen täytäntöönpano.

Kuka tietoja käsittelee ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Kerättyjä henkilötietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön työntekijät.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Tapahtumiin tai webinaareihin ilmoittautuneiden tietoja Webropolissa poistetaan ja anonymisoidaan vuosittain ja säilytetään niin kauan kuin on toiminnan raportoinnin vuoksi välttämätöntä.
• Päihdetyön kehittämisen uutiskirjeen tilauslomakkeella kerättyjä sähköpostiosoitteita säilytetään niin kauan, kunnes tilaaja peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai uutiskirje lopetetaan.
• Microsoft Teams -palveluun ja kalenterimerkintöihin liittyviä teknisiä tietoja (esim. tapaamisten osallistujatiedot) rekisterinpitäjän ei ole kaikilta osin mahdollista poistaa, vaan niiden säilytysaika määräytyy Microsoftin palvelun teknisten säilytyskäytäntöjen mukaisesti.

Miten tietoja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.