Osis ja vapaaehtoistoiminta – tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja hankkeessa / sivustolla kerätään. Kaikki A-klinikkasäätiön yleiset ehdot ja yhteiset tietosuojaperiaatteet löytyvät pääselosteesta: https://a-klinikkasaatio.fi/tietosuoja/ Rekisterinpitäjä on aina A-klinikkasäätiö, ei hanke tai projektitiimi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 26.01.2026

Hankkeen nimi ja kuvaus

Hankkeen nimi: Osis

Hankkeen tarkoitus: Tarjota päihteitä käyttäville ihmisille matalan kynnyksen paikka, jossa saatavilla palveluohjausta, vertaistukea sekä mahdollisuus olla osa yhteisöä. Tarjota vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneille mahdollisuutta osallistua vapaaehtoistoimintaan.

Hankkeen yhteyshenkilö: Aino Rukkila, [email protected]

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä?

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Tilastotiedot. Osiksen toiminnassa asioidaan asiakkaan itse keksimällä nimimerkillä.  Tiedot kysytään suullisesti, ja ne kerätään kyseisen toimintavuoden Excel-pohjaan. Lisäksi Webropol-järjestelmään kerätään päivän päätteeksi toimintoihin osallistuneiden kävijämäärä, uusi/ vanha asiakas, oletettu sukupuoli, mihin toimintoihin osallistunut. Yksilöajoilla käynneistä merkitään asiakkaan nimimerkki, arvioitu ikä, oletettu sukupuoli ja saadun palvelun sisältö.
• Sosiaali- tai terveyspalveluihin tai muihin tahoihin, missä henkilötietoja tarvitaan, otetaan yhteyttä asiakkaan kanssa yhdessä, jolloin asiakas kertoo tarvittavat henkilötietonsa yhteistyötaholle.
• Sovittua yhteydenpitoa varten tarvittavat tiedot. Asiakkaiden itse ilmoittamat puhelinnumerot säilytetään työntekijöiden puhelimen yhteystiedoissa. Puhelinnumeroita tarvitaan, kun asiakkaita informoidaan toiminnoista tai käydään sovittuja puheluita asiakkaan kanssa. Ilmoittautuminen toimintaan tapahtuu asiakkaiden itse keksimällä nimimerkillä.
• Leiritoimintaan osallistuvilta kerätään henkilöllisyys-ja mahdolliset lääkitystiedot lomakkeelle.
• Leiri- ja yksilöajoista palaute kerätään Webropoliin anonyymisti työntekijöiden puhelimella.
• Yhteistyötahoilta palautetta kerätään sähköpostitse lähetetyllä linkillä sähköiseen Webropol- kyselyyn.
• Vapaaehtoiset ilmoittautuvat toimintaan mukaan omalla nimellä ja sähköpostilla A-klinikkasäätiön verkkosivujen kautta sekä Kansalaisareena ry: ja Kirkkopalvelut ry:n vapaaehtoistyö.fi palvelun kautta. Kun vapaaehtoinen on ilmoittautunut tehtävään, siirrämme hänen tietonsa Excel-tiedostoon, johon tallennetaan vapaaehtoisen etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite. Yhteystietoja käytetään A-klinikkasäätiön vapaaehtoistoiminnan koordinoimisen ja yhteydenpitoa varten.
• Vapaaehtoiset saavat halutessaan liittyä A-klinikkasäätiön vapaaehtoisen WhatsApp-ryhmään, jossa näkyy käyttäjistä oma nimi/nimimerkki sekä puhelinnumero.
• Vapaaehtoisista kerätään nimi, puhelinnumero ja sähköposti tapahtuma- tai koulutusilmoitusten yhteydessä sähköisellä Webropol-kyselyllä. Tiedot hävitetään tapahtuman tai koulutuksen jälkeen asianmukaisesti.    

Mihin henkilötietoja käytetään?

Hankkeessa / sivustolla tarvitsemme tietoja seuraavista syistä

Yhteydenottojen ja viestien käsittely

Henkilötietoja käsitellään käyttäjän lähettämien yhteydenottojen vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja asioiden selvittämiseen.

Koulutusten, tapahtumien ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen

Henkilötietoja käytetään ilmoittautumisiin, osallistujaviestintään ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon.

Suostumusperusteisen viestinnän toteuttaminen

Henkilötietoja käsitellään suostumuksen vapaaehtoisen viestinnän lähettämisessä.

Tilastointi ja raportointi hankkeen rahoittajille

Henkilötietoja käsitellään hankkeen raportoinnissa.

Vapaaehtoistoiminnan koordinointi

Henkilötietoja käsitellään vapaaehtoistoiminnan koordinoinnissa ja yhteydenpidossa.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään

Henkilötietojen käsittely perustuu pääosin rekisteröidyn suostumukseen (GDPR 6(1)(a)) sekä A-klinikkasäätiön oikeutettuun etuun (GDPR 6(1)(f)) matalan kynnyksen toiminnan järjestämiseksi, raportoinniksi ja kehittämiseksi. Leiritoimintaan liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja välttämättömään sopimuksen toteuttamiseen (GDPR 6(1)(b)).

Kuka tietoja käsittelee ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Kerättyjä tilastointitietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön Osis-hankkeen työntekijät.

Webropol-järjestelmään kerättyjä palautteita ja kyselyitä pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään A-klinikkasäätiön työntekijät. WhatsApp- ja Messenger-palvelut käsittelevät tietoja omien käyttöehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti ja sen keräämiä tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolella.

Miten kauan tietoja säilytetään

Tilastointiin kerättyjä nimimerkkeihin perustuvia tietoja säilytetään kuluvan toimintavuoden ajan ja poistetaan tai anonymisoidaan vuosittain.

Yhteydenpitoa varten kerätyt puhelinnumerot poistetaan työntekijöiden puhelimista, kun yhteydenpidon tarve päättyy.

Leiritoiminnan lomakkeet säilytetään leirin ajan lukitussa tilassa ja hävitetään välittömästi leirin päätyttyä.

Miten tietoja suojataan

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

Henkilötietoja käsitellään vain tehtäviensä puolesta oikeutettujen työntekijöiden toimesta. Paperimuotoinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja digitaaliset tiedot A-klinikkasäätiön hyväksymissä järjestelmissä, joihin työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttöoikeudet.