Lahjoittajarekisteri – tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja A-klinikkasäätiön lahjoittajarekisteriin kerätään. Kaikki A-klinikkasäätiön yleiset ehdot ja yhteiset tietosuojaperiaatteet löytyvät pääselosteesta: https://a-klinikkasaatio.fi/tietosuoja/ Rekisterinpitäjä on aina A-klinikkasäätiö, ei yksittäinen palvelu tai projektitiimi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi: 29.12.2025

Hankkeen nimi ja kuvaus

Hankkeen / palvelun nimi: Lahjoittajarekisteri

Hankkeen / palvelun tarkoitus: Lahjoitusten vastaanottaminen ja käsittely, lahjoittajien kanssa viestiminen, lahjoituksiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä varainhankinnan, markkinoinnin ja viestinnän toteuttaminen. Rekisteriin kuuluvat kertalahjoitukset, kuukausilahjoitukset, testamenttilahjoitukset sekä muisto- ja merkkipäiväkeräysten lahjoitukset.

Hankkeen / palvelun yhteyshenkilö: Viestintäjohtaja Tarja Virolainen, [email protected]

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä?

Lahjoittajarekisteriin kerätään henkilötietoja lahjoittamisen yhteydessä sekä siihen liittyvän viestinnän, maksuliikenteen ja suostumusten hallinnan toteuttamiseksi.

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot

• nimi
• sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite
• syntymävuosi tai ikä (jos saatavilla)
• asema ja organisaatio, jos lahjoitus tehdään yrityksen tai yhteisön nimissä

Lahjoitustiedot

• lahjoitusten määrä, ajankohta ja maksutapa
• laskutustiedot, maksutapahtumat ja mahdolliset perintätiedot
• tieto kuukausilahjoittajuudesta ja sen kestosta
• tieto osallistumisesta muisto- ja merkkipäiväkeräyksiin sekä keräysten kokonaissummista

Viestintään ja suostumuksiin liittyvät tiedot

• tieto suoramarkkinointiluvasta tai -kiellosta
• tieto uutiskirjeiden tilauksista
• mahdolliset toiveet tietojen julkaisemisesta lahjoittajarekisterissä

Tapahtuma- ja kampanjakohtaiset tiedot

• ilmoittautumistiedot
• erityisruokavaliot tai vastaavat (vain jos henkilö ilmoittaa ne itse)

Mahdollisesti käyttäjän antamat lisätiedot

• viestit lahjoituslomakkeilla, sähköpostitse tai muissa kanavissa
• lahjoittajan oma aloitteisesti kirjoittama lisäinformaatio

Tekniset tiedot

• IP-osoite ja evästeiden kautta kerättävä tekninen tunnistetieto verkkolomakkeiden käytöstä

Tietoja kerätään:

• säätiön verkkosivustoilla olevilta lahjoituslomakkeilta (viisi sivustoa)
• sähköpostitse, puhelimitse tai muissa käyttäjän valitsemissa viestivälineissä
• maksunvälityspalveluista (Checkout, Paytrail tms.)
• tapahtumailmoittautumisista ja kampanjoista
• uutiskirjeen tilaamisen tai suostumusten antamisen kautta
• julkisista lähteistä tai päivityspalveluista (esim. Posti, Suomen Asiakastieto) 

Mihin henkilötietoja käytetään?

Hankkeessa / sivustolla tarvitsemme tietoja seuraavista syistä

Markkinointiin ja varainhankintaan

Tietoja käytetään suoramarkkinointiin (postitse tai puhelimitse oikeutetun edun perusteella) ja sähköiseen suoramarkkinointiin suostumuksen perusteella.

Yhteydenottojen ja viestien käsittely

Henkilötietoja käsitellään käyttäjän lähettämien yhteydenottojen vastaanottamiseen, niihin vastaamiseen ja asioiden selvittämiseen.

Koulutusten, tapahtumien ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen

Henkilötietoja käytetään ilmoittautumisiin, osallistujaviestintään ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon.

Uutiskirjeiden ja muun suostumusperusteisen viestinnän toteuttaminen

Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella uutiskirjeiden tai muun vapaaehtoisen viestinnän lähettämisessä.

Lahjoitusten vastaanottaminen ja niihin liittyvä viestintä

Henkilötietoja käsitellään lahjoitusten hallintaan, maksujen käsittelyyn sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Tilastointi ja raportointi hankkeen rahoittajille

Henkilötietoja käsitellään hankkeen raportoinnissa.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin.

• Lahjoituksen tekeminen muodostaa sopimussuhteen, jossa tietojen käsittely on välttämätöntä lahjoituksen toteuttamiseksi (maksuliikenne, kuittaus, yhteydenpito).
• Kirjanpitolaki edellyttää tiettyjen maksutietojen säilyttämistä.
• Lahjoittajasuhteiden ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointiarpajaisten toteutus perustuvat oikeutettuun etuun
• Sähköinen suoramarkkinointi (uutiskirje, kampanjaviestit) ja tietojen mahdollinen julkaisu lahjoittajaluettelossa perustuvat suostumukseen

Kuka tietoja käsittelee ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Henkilötietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön työntekijät, joilla on työtehtäviensä perusteella pääsy lahjoittajarekisterin tietoihin: viestintä, varainhankinta, tekninen kehitys ja taloushallinto.

Lisäksi tietoja käsittelevät säätiön lukuun toimivat kumppanit:

• viestintä- ja markkinointipalvelujen tuottajat (Sherpa, Sofokus, LM Someco, Kantar Public)
• IT- ja verkkopalvelujen tarjoajat
• maksunvälityspalvelut (Checkout Oy, Paytrail tms.)
• verkkokauppa- ja lomakealustat

Tietoja voidaan luovuttaa:

• muisto- ja merkkipäiväkeräyksen järjestäjälle (esim. lahjoittajien nimet ja keräyksen kokonaissumma)
• viranomaisille lakisääteisissä tilanteissa

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain asianmukaisin suojamekanismein.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

• Lahjoitustiedot ja maksutapahtumat: kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot: kunnes henkilö peruuttaa luvan tai vastustaa käsittelyä
• Uutiskirjeen tilaustiedot: kunnes henkilö peruuttaa suostumuksen
• Muisto- ja merkkipäiväkeräysten lahjoittajatiedot: 1 vuosi keräyksen päättymisestä, ellei lakisääteinen velvoite edellytä pidempää säilytystä
• Muut henkilötiedot: niin kauan kuin lahjoittajasuhde on aktiivinen ja enintään 3 vuotta viimeisestä vuorovaikutuksesta, ellei lakisääteinen säilytysvelvoite muuta edellytä

Miten tietoja suojataan?

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

Kumppanit käsittelevät tietoa vain sopimuksen perusteella ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia käyttäen