Lahjoittaja- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki (5.12.2018/1050).
Laadittu 18.11.2020

Rekisterinpitäjä

A-klinikkasäätiö sr (Y-tunnus 0200924-4)
Ratamestarinkatu 7 A
00520 Helsinki
[email protected]

Rekisterin yhteyshenkilö

Hankepäällikkö Hanna Paikkala
Ratamestarinkatu 7 A
00520 Helsinki

Tietosuojavastaava: Tiia Ruokosalo. Yhteydenotot sähköpostitse: [email protected] tai postitse ylläolevaan osoitteeseen merkinnällä A-klinikkasäätiö/tietosuoja.

Rekisterin nimi

A-klinikkasäätiön lahjoittaja- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen (suoramarkkinointi).

Henkilötietojen käyttötarkoitus

  • Asiakas- tai lahjoittajasuhteen tai muun yhteyden hoitaminen (esimerkiksi verkkokaupassa tilauksen toimittaminen), ylläpitäminen, kehittäminen, analysointi ja tilastointi.
  • Rekisterinpitäjien toiminnan, palveluiden, tapahtumien, vaikuttamistyön ja vapaaehtoistoiminnan suunnittelu, markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen, toteuttaminen ja kehittäminen.
  • Rekisterinpitäjien ja sen yhteistyökumppanien suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi.
  • Mielipide- ja markkinatutkimukset

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita anonymisoidun tiedon käsittelemisessä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja kaikista rekisteröidyistä:

  • nimi ja yhteystiedot (puhelin, postiosoite, sähköpostiosoite)
  • rooli (esimerkiksi lahjoittaja, vapaaehtoinen, uutiskirjeen tilaaja)
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • rekisteröidyn mahdollisesti ilmoittamat kiinnostustiedot ja yhteydenottopyynnöt
  • rekisteröityyn kohdistuvat asiakasviestintä- tai suoramarkkinointitoimenpiteet (mukaan lukien tiedot osallistumisesta kampanjoihin tai tapahtumiin)
  • mahdolliset asiakkaan antamat ja rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Lahjoittajista voidaan käsitellä edellä mainittujen kaikkia rekisteröityjä koskevien tietojen lisäksi myös seuraavia tietoja:

  • lahjoitussuhteen alkamis- ja päättymistiedot
  • lahjoituksen tiedot
  • verkkolaskuosoite
  • kuukausilahjoittajan pankkitili

Verkkokauppa-asiakkaista (rekisteröidyistä) voidaan käsitellä edellä mainittujen, kaikkia rekisteröityjä koskevien tietojen lisäksi myös seuraavia tietotyyppejä:

  • asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö ja maksutapa
  • asioidessa käytetty kieli ja valuutta
  • asiakashistoria (esimerkiksi lahjoituksiin liittyvät tiedot, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen, yhteydenotot, palautteet)
  • mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
  • yritysasiakkaalta lisäksi yrityksen y-tunnus ja alv-tunnus.

Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen käyttäjien rekisteritietoja, jotka ovat salassa pidettäviä ja käyttötarkoituksensa mukaisesti suojattuja, ei käytetä markkinointitarkoituksiin.

Rekisteritietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista (oikeutettu etu) tai sopimus on voimassa. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeellista laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden hoitamiseksi.

Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät A-klinikkasäätiön henkilöstön edustajat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviään suorittaessa. Käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Henkilötietojen luovutus ja siirrot

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.

Verkkokauppalahjoituksen maksuliikenteestä vastaa palveluntarjoaja Checkout Oy ja verkkosivualustasta Finqu Oy. Ne käsittelevät yhteystietoja mahdollistaakseen lahjoitustoiminnan onnistumisen verkkokaupan kautta, mutta eivät käytä tietoja omaan toimintaansa. Tietoja ei luovuta muille kolmansille osapuolille.

Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

Oikeus tarkistaa tiedot. Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarpeelliset tiedot. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Oikeus tietojen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen henkilötiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin, kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen s[email protected].

Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Oikeus tehdä valitus. Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimisto, p. 029 5666 700, katuosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.

Henkilötietojen tarkistamista, korjaamista, käsittelyn rajoittamista tai poistamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti joko sähköpostitse: [email protected] tai postitse: A-klinikkasäätiö / tietosuoja, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki. Pyyntö käsitellään kohtuullisen ajan kuluttua pyynnöstä ja vastaa sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

A-klinikkasäätiö voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.