Tietosuojaseloste
A-klinikkasäätiön järjestötoiminnan yhteydessä henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme tietoja ja mitkä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.
Vastaamme siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Työntekijämme on perehdytetty tietosuojaan ja tietoturvaan ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista. Tarkempaa tietoa tietosuojasta saa kyseisen toiminnan yhteydessä.
Henkilöryhmät, joiden henkilötietoja A-klinikkasäätiön toiminnassa käsitellään
- A-klinikkasäätiön ylläpitämien verkkopalveluiden käyttäjät
- Palautelomakkeilla ja sähköpostiviesteillä yhteyttä ottavat henkilöt
- Julkaisujen ja materiaalien tilaajat
- Koulutuksiin ja muihin tilaisuuksiin ilmoittautuvat ja osallistuvat henkilöt
- Ylläpidettyihin verkostoihin ja ryhmiin kuuluvat henkilöt
- Työhön tai vertaistoimintaan hakeutuvat henkilöt
- Järjestötoiminnan kontakteissa, ryhmissä ja matalan kynnyksen yksiköissä kohdattavat henkilöt
- Tutkimuslupaa hakevat opinnäytetyön tekijät ja tutkijat
- Tutkimus- ja kehittämistoiminnan kyselyihin ja haastatteluihin osallistuvat henkilöt
- A-klinikkasäätiön hallituksen ja valtuuskunnan jäsenet
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisteröinnin yhteydessä kerätyistä tiedoista muodostuu rekisteri, johon sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia (5.12.2018/1050). Rekisterinpitäjä on A-klinikkasäätiö, (Y-tunnus 0200924-4), Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki. Järjestötoiminnan henkilötiedon tietosuojasta vastaa talousjohtaja Raimo Viiansuo, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Tiia Ruokosalo, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki. Yhteydenotot sähköpostitse: [email protected] tai postitse: A-klinikkasäätiö/tietosuoja, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki.
Kunkin tämän selosteen piiriin kuuluvan toiminnan vastuuhenkilön tiedot löytyvät kyseisen toiminnan tarkemmasta tietosuojaselosteesta.
Rekisterin nimi
A-klinikkasäätiön järjestötoiminta. Rekisteri koostuu useista osarekistereistä.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Käsittelemme henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä järjestötoiminnan toteuttamisessa ja kehittämisessä. Käsittely perustuu toimintamme piiriin hakeutumiseen.
- Pääsääntöisesti käsittelyn tarkoitus on kulloinkin ajankohtainen yhteydenpito ja viestintä henkilön tai ryhmien kanssa.
- Verkkopalveluissa henkilötietoja tarvitaan rekisteröitymistä edellyttävissä palveluissa.
- Erilaisilla verkkolomakkeilla koottavaa henkilötietoa tarvitaan yhteyden pitämisen lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen, julkaisujen toimittamiseen ja rekrytointiin.
- Sivustojen selailusta automaattisesti syntyvää tietoa tarvitaan verkkopalvelujen käytön tilastoseurantaan ja kehittämiseen. Joskus verkkotunnistetietoa tarvitaan lastensuojeluilmoituksen tai lakisääteisen rikosilmoituksen tekemiseen.
- Erilaisissa ryhmissä ja kontakteissa kerättävän henkilötiedon tarkoituksena on yleensä tilastointi, jota käytetään avustuksilla toteutuvan järjestötoiminnan raportointiin ja kehittämiseen.
- Jos toimintaan sisältyy lakisääteisen sosiaali-, terveys- tai muun palvelun toteuttamista, henkilötiedon tarve perustuu niiden osalta säädösten määrittelemään tietoon ja sen käsittelyyn (esimerkiksi C-hepatiittirokotus tai lastensuojeluilmoitus).
- Henkilötiedon käsittelyn tarkoituksena on myös tutkimuslupien hallinnointi, tutkimus- ja kehittämistyössä käytettävän aineiston kerääminen ja analysointi sekä toiminnan tilastointi.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on joko sopimus, oikeutettu etu tai suostumus. Rekisteröitymistä edellyttävissä palveluissa pyydetään hyväksymään käyttöehdot. Jos henkilötietoihin sisältyy arkaluonteista tietoa, pyydetään nimenomainen suostumus.
Käsiteltävät henkilötiedot
- sähköpostiosoite: rekisteröitymistä edellyttävissä verkkopalveluissa, uutiskirjeissä, postituslistoissa ja sähköisissä lomakkeissa, joissakin verkkopalveluissa taustatietoina sukupuoli, syntymävuosi, maakunta ja syy palvelun käyttöön
- sukunimi, etunimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero nimike, organisaatio/tilaaja, laskutusosoite: ilmoittautumis- ja tilauslomakkeissa
- nimen ja yhteystietojen lisäksi työnhakijoilta syntymäaika, koulutus, työtilanne, työkokemus
- nimimerkki tai pelkkä etunimi, sukupuoli, ikäryhmä riittää kasvokkaisessa matalan kynnyksen toiminnassa, jos siihen ei sisälly sosiaali- tai terveyspalvelua, joka edellyttää tunnistavien henkilötietojen käsittelyä
- henkilötunnus silloin, kun se on välttämätöntä, esimerkiksi joidenkin terveyspalveluksi luettavien toimenpiteiden kohdalla
- asumiseen liittyvät tiedot
- erityiset henkilötietoryhmät (ent. arkaluonteinen tieto): toiminnan niin edellyttäessä käsitellään myös henkilön terveystietoja, sosiaalihuollon tarvetta sekä tietoa rikoksista ja vankeustuomioista
- tietojärjestelmiin tallentuvat verkkotunnisteet: IP-osoitteet ja evästeet
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja keräämisperusteen mukaisesti määritellyn ajan. Aika määräytyy sen mukaan, mikä on eri tietojen osalta lainsäädännön, viranomaismääräysten tai sopimuksen perusteella välttämätöntä. Poistamme tiedot, kun niiden käsittelyyn ei ole enää oikeutettua perustetta. Osa tiedosta anonymisoidaan tilastointi- tai tutkimuskäyttöä varten. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään vuoden ajan.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saamme ensisijaisesti henkilöltä itseltään. IP-osoite- ja evästetietoja voidaan kerätä A-klinikkasäätiön verkkopalvelujen käytön yhteydessä.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Emme pääsääntöisesti luovuta tietoja A-klinikkasäätiön ulkopuolelle. Poikkeuksena on tietojen luovuttaminen A-klinikkasäätiön lukuun ja sopimuksen perusteella toimiville yhteistyökumppaneille, kuten verkkopalveluiden toimittajille siltä osin kuin ne välttämättä tarvitsevat tietojasi palveluidemme toteuttamiseksi. Poikkeuksena ovat myös tiedot, joiden luovuttamiseen on lainsäädäntöön perustuva oikeus tai velvollisuus. Tällaisia ovat esimerkiksi tartuntatauti-ilmoitukset testauksen yhteydessä sekä lastensuojeluilmoitukset ja rikosilmoitukset viranomaisille. Voimme luovuttaa tietojasi muillekin tahoille kirjallisella nimenomaisella suostumuksellasi. Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA:n alueiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja käsittelevät vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
Säilytämme manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain A-klinikkasäätiön nimeämillä henkilöillä. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Digitaalinen aineisto on talletettu lukittuihin ja valvottuihin palvelinsaleihin tai -tiloihin.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella toimintamme piirissä olleella on oikeus saada tietää, käsitelläänkö henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja itsestä on tallennettu. Jos niissä on virheitä, niitä voi pyytää korjattavaksi. Tietoja on myös oikeus pyytää poistettavaksi (oikeus tulla unohdetuksi), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteiseen tai muuhun A-klinikkasäätiön oikeutettuun etuun. Saat tarvittaessa yksityiskohtaisempia ohjeita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada tiedot siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Tietojen käsittelyä voi myös rajoittaa.
Lisäksi sinulla on oikeus saada oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
- p. 029 5666 700
- Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
- postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voi tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti ja kirjallisesti osoitteeseen: A-klinikkasäätiö/tietosuoja, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse [email protected] Yhteydenottoon vastataan mahdollisimman pian. Tarkastusoikeuttasi voit käyttää kerran vuodessa maksutta.
Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Seloste on päivitetty 14.10.2020.
A-klinikka Oy:n tietosuojaselosteet
A-klinikkasäätiö omistaa hoitopalveluja tarjoavan A-klinikka Oy:n. A-klinikka Oy:n tietosuojaselosteet löydät täältä.